1适用范围

本规范规定了各级机关在公务活动中产生的，具有保存和参考利用价值实物档案的收集、整理、保管、利用和移交进馆的原则和方法。

本规范适用于大连市各级机关、团体，其他社会组织可参照执行。

2归档

2.1归档范围

凡是本单位在职能活动中形成、获得或者收集的，具有长远保存利用价值的实物均属实物档案归档范围，实物档案具体归档范围如下：

2.1.1本单位集体或个人获得的省部级（含）以上的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。

2.1.2本单位举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。

2.1.3本单位外事活动中获赠的纪念品、礼品。

2.1.4上级领导、知名人士为本单位的题词或赠送的字画等。

2.1.5其它有保存利用价值的实物。

2.2归档要求

2.2.1实物档案应定期向本单位档案管理部门移交,任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人。

2.2.2移交部门或个人在移交实物档案时,应对实物档案的主题和时间进行明确的文字说明。

2.2.3归档实物要保持整洁、无破损。

2.2.4归档的实物应拍照归档，并按照《照片档案管理规范》或《大连市机关数码照片档案管理规范》进行整理，要在两者之间建立准确的标识关系。

2.3移交接收

2.3.1各单位档案部门在接收归档的实物档案时,应进行认真检查，以确保实物档案符合归档要求。

2.3.2移交实物档案时，应办理移交手续，清点后交接双方在移交清册上签字。

3整理

3.1分类

实物档案原则上按实物类别-保管期限分类。

3.1.1常见的实物类别一般为：证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾、印章、字画、其它。各单位可根据本单位实物档案实际情况，增加实物档案类别。

3.1.2实物档案的保管期限可依其重要程度划分为永久和10年两种。

3.2编号

3.2.1实物档案要按照形成的时间阶段或形成数量，编制目录号，永久保管的目录号为1、3、5……；10年的目录号为2、4、6……

3.2.2实物档案应以件为单位，按照实物的类别，区分不同保管期限后，依其时间先后顺序排列，一件一号编制实物档案件号，从“1”开始编制流水号，以不超过三位数为宜。

3.2.3实物上要粘贴相应的标签（见附件3）。平面实物将标签粘贴在实物右下方，立体实物将标签粘贴在实物底部。标签内容包括全宗号、目录号、件号、保管期限、类别、年度。

3.3编目

实物档案应按分类编号情况,编制实物档案目录(见附件1)，并装订成册（封面格式见附件2）。实物档案目录包括：件号、题名、接受单位、授予单位、形成时间、保管期限、类别、备注等项目。

3.3.1件号：填写实物档案的件号。

3.3.2题名：填写实物档案的名称。

3.3.3接受单位：填写接受实物档案的单位或个人。

3.3.4授予单位：填写实物的产生、颁发单位。

3.3.5形成时间：填写实物档案产生、颁发的时间。

3.3.6保管期限：填写实物档案的保管期限。

3.3.7类别：填写实物档案的类别名称，如证书、奖杯等。

3.3.8备注：填写需要特别说明的事项。

4保管

4.1实物档案一般应专柜保管，对贵重的实物档案，要采取相应措施确保其安全。

4.2对实物档案应定期清点，做到帐物一致，发现问题及时查对清楚。

4.3实物档案应保持整洁，定期除尘，避免褪色，确保实物档案完好无损。

4.4存放易虫蛀实物档案的装具，要定期投放防虫剂。

5利用

5.1利用实物档案必须严格履行登记手续。

5.2利用实物档案原则上只使用实物照片，如确需使用实物档案原件，须写明利用目的，经本单位分管领导批准方能利用。

5.3借出的实物档案归还时，档案管理人员应进行仔细检查，核查无误后方可签字收回。如发现损坏，应立即采取补救措施，并追究相关人员责任。

6移交进馆

6.1移交进馆时间

属于进馆范围的实物档案，应随本单位其他门类档案定期向大连市各级国家档案馆移交。

6.2移交进馆要求

实物档案移交进馆时，一并移交下列材料

6.2.1电子版实物档案目录。

6.2.2打印的实物档案目录二套。

6.3移交进馆手续

实物档案移交进馆时，应按照档案馆要求，填写移交手续一式两份，交接双方各保存一份。

7附则

7.1本规范自2009年1月1日起实施。

7.2本规范有效期为5年。

7.3本规范由大连市档案局负责解释。

附：1实物档案标签格式

2实物档案目录格式

3实物档案目录封面格式